从电子文档中获取数据是许多业务流程的必要步骤，并且通常是面向客户业务流程的发起方。传统的捕获需要人工完成 —— 数据录入工作者从纸质文档转录信息，或者从电子文档中复制粘贴文本，然后将信息交给下游处理。

“智能捕获”为什么会成为行业的变革者

无论文档来源于纸质文档还是机器可读的电子形式，智能捕获都可以将文档自动转换为业务就绪数据，从而取代手动捕获。智能捕获技术包括：

• 识别扫描纸质文档中的打印文本，手写文本和条形码
• 根据内容和格式对文档类型进行归类
• 从文本分析中提取业务流程所需的特定数据元素

智能捕获和数字化转型

数字化转型是商业模式和迁移到数字平台的根本转变，需要重新思考和部署企业的端到端业务流程。这不只影响到内部员工，而且需要大量顾客渠道参与才能完成数字化改造。这需要全面的自助服务能力，因为客户需要在没有企业内部员工干预的情况下创建并完成交易，

业务流程管理（BPM）技术专注于精简和自动化内部流程，因此一旦能够从入站文档中捕获数据，许多事务就可以实现完全自动化。智能捕获在外部客户和内部自动化程序中建立了联系，可以实现以前不存在的全自动化自助服务业务模型。使用智能捕获，可以自动识别，分类，存储和使用客户提交的文档来触发流程。这是客户如何选择通过智能捕获实现数字转换渠道与组织互动的根本转变。

下面是智能捕获为数字化转型项目带来的一些主要优势：

• 顾客通过自助服务更多地参与到公司以及产品当中
• 许多交易都是自动化完成的并且提供及时结果反馈，让顾客满意的同时也降低了内部成本
• 知识工作者可以专注于解决问题而不是处理例行事务
• 根据内容分析，公司还可以在交易过程中给顾客提供额外的产品和服务

智能捕获在服务行业的应用

在服务行业中，智能捕获有很多潜在的用途：

• 发票处理。尽管发票是每家公司的基本工具，但是每家公司都有其自己的发票格式。智能捕获可以确定发票的布局，并提取关键字段，如供应商编号、采购订单编号、到期日期、项目细节和汇总。
• 合同谈判与管理。不同版本的合同必须仔细审查和比较不同，以最大限度地降低法律风险和财务风险。智能捕获可以自动识别文档部分以及该部分文档中的条款和条件，并与标准条款进行比较。
• 员工入职。当一个新员工到公司入职，他们需要提交许多不同的文档，比如身份证明和纳税申报表。智能捕获允许他们使用移动设备进行拍照或者提交这些信息，然后自动提取关键信息并将其上传到人力资源管理系统。

应用智能捕获前的注意事项

智能捕获解决方案应用的是一整套技术，它依赖于对要捕获的文档和数据的识别、分类、文本分析、甚至是图像识别。您选择的解决方案必须根据您要捕获的文档类型进行测试，以确保文档正确分类并提取内容以供下游业务流程使用。如果您的顾客想要直接获取他们的文档，那么该解决方案需要支持移动设备的相机并且能够从他们的个人电脑端上传，这可能需要云技术方案来支持安全扫描和上传。

但是，您还需要使用业务流程管理和决策管理等技术确保下游业务流程尽可能自动化。 一旦这些业务流程接收到通过智能捕获提取的数据，他们就可以用最少的人为干预来执行例行事务。

Sandy Kemsley是一个独立的分析师，顾问和流程架构师，专门从事业务流程管理和社会企业管理。